电子政务网站的文件管理详细细则(上)

发布时间：2014/8/19 11:13:01来源：佑航科技

　　电子政务网站的文件管理是指对构成网站资源的文件应用层进行的文件管理，包括文件的组织管理、支持政府与用户之间数据信息往来的文件传输管理、电子邮件管理、备份、网站数据恢复、网站垃圾文件处理等。

　　1．网站文件的组织管理

　　网站文件组织管理的关键是网站的目录结构，目录结构设置的好与坏，对浏览者来说并没有什么太大的感觉，但是对于站点本身的上传维护、内容的扩充和移植有着重要的影响。确保有正确的布局和结构，会使网站的管理更新更高效。在电子政务网站的管理中，一个有序高效的文件管理将为管理员，尤其是非转业的管理员带来工作上的便利，例如，可以快速地找到页面最后一次被修改的时间。

　　(1)网站文件概述。文件及文件处理贯穿于政府电子政务网站的建设、运行和政务活动的各个环节，文件的类别和具体使用目的各不相同。从政府电子政务网站的生存周期来看，所涉及的文件主要分为两大类：一类是面向网站建设和开发的，包括提供网站内容和信息发布的各种网页及相关文件；另一类是面向政府开展电子政务活动的，包括政府与用户间交互而产生的各种业务相关文件。这两类文件的应用方向和使用目的互不相同，因此采用的技术、工具以及处理方式也不相同。在网站开发期间，开发人员须设计好一个个网页文件和网站资源文件，经开发工作站调试无误后，利用FTP工具上传到web服务器上。网页文件是代码文件，而网站资源文件主要是指为丰富网站内容、提供网页素材的各种文件，如声音文件、图像文件、视频文件和动画文件等。

　　(2)网站目录结构的构建。网站目录结构构建的原则是以最少的层次提供最清晰简便的访问结构。为了使建立的网站目录能够确保网站文件管理的有效运行， —般地，构建网站目录时要充分考虑以下几个方向的问题：

　　①不要将所有文件都存放在根日录下。根目录是指DNS域名服务器指向的索引文件的存放目录。根目录只允许存放index.html和main.html文件，以及其他必需的系统文件；有时开发者为了方便，将所有文件都放在根目录下，这样做容易导致的问题是：文件管理混乱——常常搞不清哪些文件需要编辑和更新，哪些无用的文件可以删除，哪些是相关联的文件，从而影响工作效率；上传速度慢——服务器一般都会为根目录建立—个文件索引，如果将所有文件都放在根目录下，那么即使只上传更新一个文件，服务器也需要将所有文件再检索一启蒙遍，建立新的索引文件，很明显，文件量越大，等待的时间也将越长。

　　②按功能内容建立于目录。每个主要功能(主菜单)建立一个相应的独立目录，例如政府站点可以按部门简介、政策法规介绍、便民服务、在线咨询、反馈联系等建立相应的目录；其他的次要功能内容，如类似What is new、友情链接等内容较多且需要经常更新的可以建立独立的子目录；而一些相关性强、不需要经常更新的栏目可以合并放在一个统一的目录下。注意应建立名为admin目录用来存放所有管理文件或程序，还可以用这个目录存放日志文件。

　　③所有应用程序一般都存放在特定的目录下。由于网站开发技术的发展和电子政务的应用，越来越多的网站采用了程序控制，而这些程序和数据库的设计与维护将被日益重视，应该将这些应用程序当做一个个可单独调用的公共模块来进行管理。例如，建立名为cgi-bin的目录，存放Perl和CGl脚本及相关文件；建立名为Java的目录，来存放网站上所用到的Java Applet，并在其目录下为页面中的每个Applet建立单独的子目录，用独立的目录来存放每个Applet；如果要在网站上使用ActiveX控制，须建立ActiveX的目录，并为每个控制建立单独的子目录，如：ActiveX/marquee。此外，所有的css文件存放在各语言版本下的style目录中。

　　④在每个独立的目录厂都建立独立的images目录。一般来说，一个站点根目录下都有一个images目录。刚开始进行网站制作时，人们习惯将所有图片都存放在这个目录里。可是后来发现很不方便，当需要将某个栏目打包下载，或者将某个栏目删除时，图片的管理相当麻烦。经过实践发现：为每个栏目建立一个独立的images目录是最方便管理的。而根目录下的images目录应只是用来放首页和—些次要栏目的图片。

　　⑤目录的层次不要太多。原则上目录结构越简单越好，最好不要超过三层，这是为了维护管理方便。如果设计的网站比较庞大，所有文件夹全部放在根目录下会造成混乱，则可以根据类型再划分子目录。需要指出的是，文件目录结构和网站链接是不相同的，链接的层次越少，对访客越友好，而建立简洁的目录结构是为了设计师更好地建设和维护站点。二者并没有绝对的关系。

　　⑥网站文件名和目录名命名要规范。除了以上必须要注意的几点外，开发者还应该注意网站中的文件名和目录名的命名规范。由于一个网站不太可能只由一个网页组成，而是有许多子页面，为了能使这些页面都有效地被链接起来，用户要给这些页面起一些有代表性的而且是简洁易记的网页名称。这样，既有助于以后方便管理网页，而且有助于被控索引擎捕捉到。

　　网站文件和目录命名的原则是以最少的字母达到虽容易理解的意义，具体来说备不要使用中文目录名和文件名：菜单、图片名称按菜单名的英语翻译为名称，不要使用过长的目录名和文件的名称要区分大小写，尽量用小写字母命名：不要在文件名中使用空格和一些让人迷惑不解的符号，如、＆、k、％、eb等。

　　(3)网站文件组织管理工具。很多的Web编辑工具包含了作为标准构件的网站文件组织管理的功能，如微软的FrontPage，Macromedia的Dreamweaver，它们均包含了一个出色的WYSIWYG web编辑器和一个综合性的网站文件组织管理工具，同时还提供了对内站文件的链接和网站结构进行检测和调试的功能。这些功能能够很好地管理网站中的文件，给使用者带来方便。因此，对于政府电子政务网站来说，通过文件的组织管理使网站管理员能在web界面中方便地管理政府的网站——创建、删除、拷贝、更改、编辑政府问站的目录和文件，从而使网站管理员的工作变得轻松自如。

　　2．网站数据备份

　　随着计算机系统、网络设备应用的电子政务等不断深化，关键数据和数据库的备份与恢复操作已经成为系统日常运行维护的一个重要组成部分。而且各级部门电子化程度越高，对计算机系统和网络的依赖也就越深，对备份的要求也就越高，规模更大、技术更新。现在备份工作的主动性、实用性、完整性、经济性也随着备份方案一起被列入议事日程，以确保出现问题时能够及时恢复重要数据。但是，由于通常数据存储采用磁带离线备份的模式，所以当数据量较大或突发灾难发生时，备份磁带往往无法真正及时恢复数据。

　　数据备份是保护网站数据完整的必要手段，许多网站目前的办法就是将整个网站以源文件的方式备份到本地硬盘上，但这样做有两个缺点：一是数据量太大，消耗时间多，尤其是在使用FTP工具下载时少则几小时，多则一两天；二是如果备份的版本比较多，则非常容易混淆，有时甚至不知道哪个是最新版本。

　　因此，一个比较好的数据备份系统要达到将网站的数据以压缩格式拷贝到本地硬盘、下载时间很短，并且以系统时间给该文件命名、方便区别不同的网站版本、方便以后用它来恢复网站。数据备份系统的主要功能是：