目录体系和交接体系在电子政务建设中的主要作用(一)

发布时间：2014/11/1 8:56:12来源：佑航科技

　　政务信息资源目录体系和交换体系本身就是分层次的，下面将从信息资源本身、政府机构内部和区域、行业与国家三个层面来探讨其作用。

　　1)在信息资源管理层面，政务信息资源目录体系能够支撑政府对信息资源全生命周期的管理，依托信息技术所实现的目录体系和交换体系，通过编目和分类的一体化，将构建起信息资源的管理框架，能够支撑政务信息资源从采集、组织、加工到利用，再到销毁处置的全生命周期的管理。这种全生命周期的管理具体表现在以下几个方面。

　　①通过编目揭示政务信息资源的本质和范围，为信息资源的采集和更新奠定基础。

　　目录体系和交换体系首先通过编目，明确了“政务信息资源是什么、有哪些、如何产生、如何分布”等问题。这一过程既需要对政府机构所掌握的信息资源进行充分的调研，也需要对政府的职能业务进行深入分析。最终所确定的信息资源的本质和范围，不但是对现有信息资源的描述，同时也是对未来有可能产生和需要的信息资源的描述。

　　目前，国内对于政务信息资源概念的认识比较统一，但是在实际应用过程中却比较混乱。通过建立目录体系和交换体系，准确地界定政务信息资源的内涵，可以从源头上解决目前政务信息资源混乱的现状。同时，编日还可以对信息资源的管理范围加以明确，为政府机构采集信息资源提供指导。

　　②通过分类明确政务信息资源的管理结构和利用要求，完成对信息资源的组织和加工，使之有序化。在编目的同时，目录体系和交换体系的建设还要对资源进行分类。目录体系和交换体系中主要依据的分类标准有以下两个：

　　a信息资源的内容c从政府的角度对信息资源分类，意味着根据政府的职能和业务进行分类，形成不同的业务线；从信息资源利用者的角度对信息资源分类，意味着按照用户需要的内容主题进行分类，如劳动就业、教育培训、企业报税等。

　　b．信息资源的类型(即形式)。通过资源类型理清资源是一种省效的方式。按信息资源的类型分类，既帮助政府机构信息资源管理者理清信息资源，完成信息资源的更新维护和管理工作，也可以支持信息资源用户按类型查找资源。

　　通过分类，目录体系和交换体系一方面帮助管理者完成信息资源的组织和加工，保证信息资源的有序化；另一方面为利用者查找资源奠定了基础。

　　②在合理的编目和分类的基础上，目录体系和交换体系的核心功能是政务信息资源发现与定位，支撑信息资源的利用与处置。在合理的编目和分类的基础上，目录体系和交换体系将嵌入到政务信息资源管理架构和系统架构中，确保有限但有价值的信息资源，得到有序且有效的管理。最终，目录体系将支撑信息资源管理者和利用者对信息资源的发现与定位，及时更新维护不符合体系要求的信息资源，对其进行规范处置，保证信息资源的可用性；同时，支撑信息资源利用者对信息资源的检索和查找，发挥信息资源的价值和作用。

　　2)在政府机构内部管理层面，目录体系和交换体系将促进机构内部信息资源的集成管理、重用共享、开发利用，从而促进机构职能的优化。

　　相对于跨部门而言，政府部门内部的目录体系和交换体系建设难度较小，其关键是要从政务工作的实际需要出发、统筹规划，使最终的目录体系和交换体系既满足本机构的需要，义要符合跨部门的要求。

　　①对某一政府机构而言，目录体系和交换体系将帮助政府机构实现政务信息资源的集成管理。

　　集成管理意味着政府机构要利用目录体系和交换体系，摸清资源底细，统一信息资源观念，建立资源管理体系，把原本分散凌乱地存储在个人电脑中的信息资源，用统一的结构和系统管理起来，解决“人走工作丢”的问题。在建设本机构目录体系和交换体系的过程中，实现信息资源管理结构清、流程清、责任清。

　　②目录体系和交换体系将文撑政府机构对信息资源的重用和共享。

　　政府机构在创造和掌握大量信息资源的同时，也是信息资源的最直接利用者。政府机构的政务工作，既需要参考利用本部门以往的信息资源，也需要利用其他部门掌握的信息资源。通过目录体系和交换体系建设实现机构信息资源的集成管理，可支撑机构内部对信息资源的重用和共享，避免重复建设和浪费，提高政务工作的效率和质量。

　　③目录体系和交换体系将促进政府机构信息资源的开发利用。

按照目录体系和交换体系所确定的管理架构，政府机构可以落实信息资源全生命周期管理的工作内容和职责分工。体系框架相对稳定，政府机构的工作人员在完成政务工作的同时，可根据框架不断更新和维护所形成的信息资源。只要信息资源进人体系，就意味着“一次创造、多次使用”，即信息资源将按照体系的要求和功能自动分发到相应的利用者手中，实现信息资源的重用、共享和公开等不向程度的开发利用。

　　④在集成管理、重用共享、促进开发的基础广，建设目录体系将有利于政府职能的优化。

　　目录体系的建设过程也是对内部信息资源全面梳理的过程。由于信息资源是政务职能和业务的直接反映，因而这个过程也能够帮助政府机构发现职能和业务中“条块分割”、“重复建设”、“业务不清”等问题，从而促进政府机构深化政务公开、优化政务模式，改进领导决策和公共服务流程，不断地向基于信息资源的服务政府、创新政府、透明政府转变。

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